Office自动更正：用数字代替常用文本的输入

先举例说明一下要实现的表格，简单模拟几个数据如下，图1的地区名称较多，想没想过用一个简单的数字替代这些名称的输入?

图1

图2的等级分为好多类，想没想过用一个简单的数字替代这些等级的输入?

图2

有人会说可以用“数据有效性”做下拉列表选择。“数据有效性”是一种方法，但是只限于EXCEL文件选定的区域，而用自动替换功能能够涵盖所有的OFFICE文件。